کاربران

آیین نامه تنخواه گردان

آیین نامه تنخواه گردان بنیاد خیریه توانمند سازی بیماران اعصاب و روان فارس

 

ماده 1: کلیات

1-1- هدف از تهیه و تدوین این دستورالعمل ، تسریع در انجام هزینه های جاری و جلوگیری از توقف کارها و ایجاد هماهنگی و کنترل بیشتر در هزینه های جاری موسسه می باشد.

پرداختهای موسسه عمدتا توسط بانک انجام می گیرد لیکن پرداخت هزینه های ضروری و فوری به جهت تسریع در کار بر مبنای این دستورالعمل و از محل تنخواه گردانهای نقدی که به همین منظور ایجاد میشود انجام خواهد گرفت .

2-1- تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت یا متغیر وجه نقد نزد صندوق ، بانک یا موسسات مالی که به تناسب حجم پرداختهای جاری ، پس از اخذ تضمین کافی به اشخاص صلاحیتدار شرکت،که کارپرداز نامیده میشوند، واگذار میگردد. این وجوه معمولا پس از مدت معین یا صرف میزان مشخصی از آن بر اساس صورت خلاصه تنظیمی تنخواه گردان تسویه می گردد.

3-1- مدیر تدارکات مجاز است به منظور تسهیل در امر پرداخت مخارج واحدها،کارپرداز انتخاب و به تایید بازرس برساند همچنین قسمتهای مختلف موسسه که احتیاج به وجوه تنخواه گردان نقدی دارند ، تقاضای خود را با ذکر مبلغ و همراه با توجیهات و دلائل کافی و همچنین نوع و مشخصات هزینه هائی را که از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به مدیر مالی ارائه خواهند نمود.که پس از بررسی معاونت مالی و تایید نهایی مبلغ مذکور در اختیار واحد مربوطه قرار خواهد گرفت، بدیهی است مسولیت این مبلغ و تسویه آن بعهده مسول تقاضا کننده می باشد.

4-1- افتتاح حساب نزد بانک عامل و واریز مبلغ کلی تنخواه به این حساب و برداشت از حساب بانکی با امضاء ثابت معاونت مالی(یکی از اعضاء هیئت مدیره)انجام خواهد شد.

5-1- هرگاه وجوه تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی نگهداری شود میتواند در وجه ذینفع یا کارپرداز مربوطه برابر گردش کاری توافق شده چک صادر نماید و همچنین چک بایستی در وجه ذینفع و حواله کرد آن خط زده شود و صادر کننده از صدور چک بی محل و چک در وجه حامل جدا خودداری نماید.

ماده 2: مبلغ تنخواه گردان

1-2- در ابتدای هر سال مبلغ هر یک از تنخواه ها با توجه به حجم احتیاجات هر واحد برای مدت معین و با در نظر گرفتن گزارش عملیات سال قبل و پیشبینی نرخ تورم در سال جاری به پیشنهاد مدیر تدارکات یا معاونت مالی تعیین میگردد.

2-2- تعین کننده مبلغ تنخواه در مورد اشخاصی که سابقه پرداختهای قبلی ندارند برآورد پرداختهای ماهانه سال جاری و با رغعایت مفاد این آیین نامه خواهد بود.

3-2- در شرایط فورس ماژور بحرانهای مالی و یا حساس بودن عملیات اجرائی مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنا به پیشنهاد مسول تنخواه گردان یا بازرس برای مدت زمان مشخص تغییر می یابد.

4-2- در صورتی که جمع وجوه نزد تنخواه گردان برای انجام امور محوله کافی نباشد بر اساس درخواست کتبی فرد و با اتکاء به روش و مستندات کافی و تشخیص معاونت مالی نسبت به افزایش مبلغ(سقف) تنخواه اقدام خواهد شد.

5-2- افزایش مبلغ تنخواه در مورد پرداختهایی که جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند 3-2 خواهد بود.

6-2 سقف تنخواه فرعی ................. می باشد که به پیشنهاد معاونت مالی یا مدیر تدارکات و تصویب بازرس قابل پرداخت میباشد.

ماده 3: انواع تنخواه گردان

1-3- تنخواه گردان از لحاظ شکل به ثابت و متغییر و از لحاظ ماهیت به نقدی و تعهدی و به لحاظ اهمیت به اصلی و فرعی تقسیم میشود.

1-1-3- تنخواه گردان ثابت آن نوع تنخواه گردانی است که وجه در اختیار وی ثابت و با ارائه هر صورت خلاصه تنظیمی عینا همان مبلغ در صورت تایید معاون مالی یا مدیر تدارکات تامین خواهد شد

2-1-3- تنخواه گردان متغییر آن نوع تنخواه گردان است که بدون در نظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظیمی بنا به تقاضای تنخواه گردان و تشخیص معاون مالی یا مدیر تدارکات و تایید بازرس تنخواه وی تامین میگردد.

3-1-3- تنخواه گردان نقدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هر مبلغ پرداخت آن کاملا صورت گرفته باشد.

4-1-3- تنخواه گردان تعهدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هر مبلغ قسمتی از آن پرداخت و یا هیچ پرداختی انجام نشده باشد.

2-3- شرکت به منظور تامین تنخواه هر واحد و پرداخت هزینه های جاری که از محل چکهای صادره شرکت میسر نمی باشد اقدام به ایجاد حساب تنخواه گردان مشترک با امضاء معاونت مالی و مدیر تدارکات و مسول تنخواه گردان می نماید.

3-3- چنانچه مسول تنخواه گردان دارای تنخواه تعهدی باشند مکلف هستند ماهانه گزارش تعهدات خویش را به معاونت مالی یا مدیر تدارکات گزارش دهند .

4-3 مسولین تنخواه گردان حق دریافت استقراض را به نام شرکت نخوهند داشت .

5-3- چنانچه در صورت خلاصه تنظیمی ماهیت تنخواه نقدی اعلام شود اسناد ارسالی حداکثر تا میزان مانده بدهکاری تنخواه گردان نزد حسابهای شرکت قابل رسیدگی می باشد و مازاد بر آن مورد تایید نخواهد بود.

6-3- چنانچه نوع تنخواه گردان به شکل ثابت تصویب گرد و در شرایط فورس ماژور به وجهی بیش از مبلغ تنخواه مصوب نیاز شود با نظر مسول تدارکات و تایید معاون مالی و بازرس، مبلغ مذکور در وجه تنخواه گردان پرداخت خواهد شد ،در این صورت مسول تدارکات موظف است برای وجوه مذکور صورت تنخواه مستقل تهییه و اسناد آن را به امور مالی ارسال و در صورت وجود مازاد وجه آن را به حساب بانکی شرکت واریز و فیش واریزی را به صورت خلاصه تنظیمی الصاق نماید.

7-3- امور مالی بایستی کنترل نماید اضافه بر مبلغ تنخواه گردان وجوه دیگری به متصدیان تنخواه پرداخت نشود.

ماده 4 : مدت تنخواه گردان

1-4 مدت تنخواه گردان زمانی است که طول میکشد مسول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوری اسناد و مدارک و ارسال آن به امور مالی اقدام نماید.

2-4 مدت زمان مذکور در بند اخیر در شرایط عادی نباید کمتر از 15 روز و بیش از سه ماه بطول بیانجامد.

3-4- در صورت طولانی تر شدن مدت زمان تنخواه بیش از زمانهای مورد اشاره ، اسناد ارسالی به دلیل رعایت نمودن سیستم کنترل داخلی به هیچ عنوان مورد پذیرش نخواهد بود به استثناء موارد خاص با تشخیص معاونت مالی و تدارکاتی.

ماده 5: حدود اختیارات و ضوابط هزینه

1-5- بطور کلی حدود اختیارات تنخواه گردان تابع آیین نامه ها ، دستور العمل ها و بخشنامه هایی است که حسب مورد به تایید مدیر عامل شرکت رسیده باشد.

2-5- برای ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه رعایت اصول کنترل های داخلی حسابها الزامی بوده که برای این منظور ذکر نکات ذیل ضروری خواهد بود:

_ کلیه اسناد و مدارک پرداخت میبایست دارای عناوین نام فروشنده، مهر ،امضاء ، آدرس و تلفن فروشنده باشد.

_هر گاه موسسه برای کنترل فعالیتهای اقتصادی، ابزرارهای خاصی را وضع نماید عینا در عملیات خرید و فروش لازم الاجرا خواهد بود و مسولین تنخواه گردان ضمانت اجرایی را عهده دار می باشند.

3-5- مسولین تنخواه گردان از کل وجوه در اختیار خود حق واگذاری هرگونه وام، علی الحساب، مساعده پیش پرداخت یا وجه امانت خارج از ضوابط مالی موسسه به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانتدار این وجوه می باشند و ضمن اینکه هر نوع نقل و انتقال وجه در خصوص موضوع های فوق و سایر موضوع های فوق و سایر موضوعات پیش بینی نشده کان لم یکن خواهد بود.

1-3-5 به دلیل تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته مسولین تنخواه مکلف هستند بر روی هر یک از اسناد ارسالی مراکز هزینه و پروژه آن را قید نمایند.

2-3-5- در صورت خرید یا تعمیر دارایی های ثابت یا حقوق مالی مسولین تنخواه مکلف هستند حسب مورد محل استفاده یا استقرار مشخصات فرد تحویل گیرنده را در فرم تهیه شده منظم به اسناد پرداخت فوق به امور مالی ارائه نمایند و در خصوص پرداخت حقوق ،مسولیت تهیه و تنظیم لیستها و ضمائم مربوطه بعهده کارپرداز می باشد.

3-3-5- در صورت نیاز به تهییه صورت مجلس برای هر نوع عملیات اجرایی اصل صورتجلسه به ضمیمه تنخواه و تصویر آن نزد تنخواه دار باقی خواهد ماند.

4-3-5 در خصوص پرداختهایی که بر اساس قرارداد حقوق دولتی و قانونی در آنها لحاظ گردیده است تنخواه گردان مکلف است با هماهنگی امور مالی نسبت به پرداخت وجه اقدام نمایند.

4-5- هر تنخواه گردان تنها مسولیت یک تنخواه گردان را داشته و واگذاری مسولیت بیش از یک تنخواه گردان به یک فرد جائز نیست.

5-5- در صورت دریافت اسناد و مدارک تضمین از اشخاص ثالث یا طرف معامله مراتب می بایست ظرف همان روز به امور مالی گزارش و کلیه اسناد و مدارک مربوطه به صندوق شرکت واگذار گردد.

ماده 6: نحوه بازیافت هزینه ها و اقدامات امور مالی

1-6 دریافت هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان بابت خرید کالا یا هزینه های مجاز در صورتی امکان پذیر است که مخارج انجام شده با رعایت کامل این دستورالعمل و در چارچوب آیین نامه معاملات انجام گرفته باشد.

2-6- متصدی تنخواه گردان فاکتورهای هزینه را به ترتیب تاریخ قرار داده و سپس آنها را به ترتیب شماره از یک شماره گذاری نموده و در صورت خلاصه هزینه های تنخواه گردان به ترتیب شماره فاکتور و تاریخ آنها را ثبت نماید و در صورت و ضمائم آن را به تایید برساند.

3-6- امور مالی سریعا به اقلام هزینه رسیدگی و ضمن تفکیک عوامل هزینه در خلاصه تنخواه گردان و حصول اطمینان از انجام کامل مقررات شرکت و دستور العمل تنخواه گردان و همچنین حصول اطمینان از اجرای آیین نامه معاملات نسبت به بازپرداخت آن اقدام می نماید.

4-6- درصورتیکه تعدادی از اسناد هزینه مورد تایید نباشد و یا آنکه هزینه فاقد مدارک مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظیمی کسر و نسبت به پرداخت بقیه مبلغ اقدام می نماید. ضمنا سند مذکور از جمع اسناد جدا و به متصدی تنخواه برگشت داده می شود.

5-6- در مواردیکه هزینه انجام شده خرید کالا باشد برگ رسید کالا به انبار و برگ سفارش خرید میباید ضمیمه فاکتور مربوطه گردد و چنانچه هزینه مربوط با اخذ سرویس یا خدمات باشد تایید واحد گیرنده سرویس و خددمات بر روی فاکتور اصلی هزینه الزامی است.

ماده 7: سایر موارد

1-8- کلیه ی واحد های موسسه شامل مالی،اداری،بازرگانی،تبلیغاتی؛فنی و غیره فقط میتواند یک تنخواه گردان داشته باشند و هرگونه حذف و یا تغییر آن منوط یه پیشنهاد معاونت مالی و تصویب بازرس موسسه خواهد بود.

2-8- در اوضاع بهینه اقتصادی موسسه به هر یک از مسولین تنخواه گردان در هر ماه حداگثر معادل یکصد هزار ریال بنا به پیشنهاد معاونت مالی یا بازرس به عنوان کسر تنخواه پرداخت میگردد.

این آیین نامه در یک فصل و 7 ماده تنظیم و به تصویب هیئت مدیره موسسه رسیده و از تاریخ 1394/08/24 قابل اجرا می باشد.